開業から始めるリピーター戦略｜LINE連携とデータ分析を活用した美容クリニック経営

■先生・クリニックのご紹介

まず、先生方とクリニックについてご紹介いただけますか？

院長の大村アランと申します。佐賀大学医学部を卒業した後、大手美容外科で院長職と技術指導を経験しました。その後、吉祥寺にある個人クリニックで新たな診療スタイルを学び、2025年3月に福岡県小倉の地にビラビューティークリニックを開業しました。

副院長の大村優奈と申します。九州歯科大学を卒業し、九州大学病院で研修を務めた後、東京に移り都内の審美歯科医院でセラミックス治療・インプラント・矯正に携わってきました。この度、福岡・小倉に戻り、ビラビューティークリニックを夫婦で開業させていただきました。

クリニックは小倉駅から徒歩5分という好立地にあり、シミ取りや肌管理などのプチ整形から切開手術まで幅広いメニューを取り扱っています。その中でも、小倉エリアに美容整形を積極的に行っているクリニックが少ないという背景もあり、美容整形に特に力を入れています。

■開業に至るまでの経緯と経験

修行時代はどのようなご経験を積んでこられたのですか？

関東を中心に、東北の方にも勤務した経験があります。盛岡や秋田にも行きましたが、様々な土地で経験を積めたのは楽しい思い出です。

地方と都内では、美容に対する患者様の受け止め方や浸透具合がやはり違います。費用に対する感覚だったり、切開系の手術への抵抗感だったり、それぞれの地域で求められる施術の種類が変わってくるという印象を強く持ちました。そうした経験があったからこそ、小倉という地域のニーズをしっかり捉えた上で開業を決意できたと思っています。

■開業時の苦労と組織づくりへの学び

今回が初めての開業だったと思いますが、最も大変だったことは何でしたか？

本当に色々ありましたが、一番はスタッフの採用です。募集をかけるとすぐに多くの方から応募をいただいたのですが、我々の理念や求める人材像をしっかりお伝えした上で、優秀な方々の中から厳選していくという作業が少し大変に感じました。

その経験から学んだのは、組織を運営していく上で理念と求める人材像を事前に明確にしておくことの重要性です。その上で評価基準をしっかり設けていくことが、長期的に安定した組織をつくる上で大切だと、現時点では考えています。

■キレイパスコネクトを選んだ決め手

開業にあたって電子カルテを選ぶ際に重視されたことは何でしたか？

自由診療・美容領域には大手の電子カルテ会社がいくつかありますが、私はミニマムに開業したいという考えがあり、コストにはかなりシビアに見ていました。その点でキレイパスコネクトはリーズナブルな価格設定でしたので、一つの重要なポイントでした。

また、親会社がGMOという点も大きな安心感につながりました。すでに開業されている先輩の先生方に話を伺っても、「勢いがある」という声が多く聞かれましたので、キレイパスコネクト一択という判断に至りました。

■経営分析機能の活用とリピーター戦略

実際に使ってみて、最初に良かったと感じた機能はどこでしたか？

一番最初に良いと感じたのは経営分析の機能です。新規患者とリピーター患者それぞれの単価を算出し、そこから様々な分析ができるようになりました。特にリピーターの割合を数値で確認できるようになったことは、今後の戦略を考えていく上で非常に有用な機能だと感じています。

私が目標としているのは「リピーター率80％」です。現状は新規患者とリピーター患者がほぼ半々の状態です。これまで勤めてきたクリニックは新規患者がほとんどというところが多く、その経営の在り方に疑問を抱いていました。リピーターが多いほど経営として安定するというのが私の持論でしたので、その数字をシステムで可視化できることは、戦略を打ち出す上で本当に助かっています。

また、数字が明確になると、スタッフ間での目標共有もしやすくなります。組織を運営していく上でも、この機能は大きな役割を果たしていると感じています。

■予約管理・情報共有の劇的な改善

オペレーションの効率化という観点で、キレイパスコネクトが貢献していると感じる点を教えてください。

一番大きいのは、予約状況が非常に見やすいことです。朝に出勤した時点で、その日の予約状況を一目で把握でき、込み具合や動き方の予測が立てやすくなりました。パズルのように予約枠を柔軟に動かせるので、手術専門のクリニックとして長い時間枠が必要な施術もしっかり調整できています。

また、予約の動線が一貫しているので患者様にとっても分かりやすく、予約の離脱防止に優れている点もリピーター獲得につながっていると感じます。CRMのリマインド機能もとても便利で、LINEとメールそれぞれの媒体で自動通知が届くことで、無断キャンセルの防止に直接つながっており、スタッフへの業務負担も大きく軽減されています。

カルテについては、情報が見やすくスタッフ間の共有がスムーズになり、記載漏れの確認作業が減りました。例えば、前払いをされた患者様の情報を共有事項に記載しておくことで、その日に出勤していないスタッフが会計を担当する際にも二重請求を防ぐことができています。お金に関わる部分ですので、この情報管理の精度は非常に助かっています。

■スタッフが実感するLINE連携と操作性の魅力

スタッフの皆さんからはどのような反応がありましたか？

最初から特に不満はなく、UIの視認性が良く操作しやすいという声が多かったです。PC操作が得意でないスタッフもいましたが、直感的に使えるので短期間で使いこなせるようになっています。

スタッフから特に評判が良かったのはLINE連携の機能です。クリニック公式LINEの友達が自動的に増えていく仕組みができていますし、患者様とのやり取りでも同意書や領収書を患者様ご自身がLINEで確認できるので、こちらの負担を大きく減らせています。術後に患者様から不安な点についてご連絡をいただいた際も、外出先からでもすぐにLINEでやり取りできる点は、患者様にとっても私たちにとっても非常に役立っています。

また、入力がスムーズにできる分、スタッフがより多くの時間を患者様への対応や診療に充てられるようになったという声もよく聞きます。これが患者様の満足度向上につながっていると感じています。

■今後の展望

今後のご展望と、キレイパスコネクトへの期待をお聞かせください。

九州エリアでの多院展開を考えており、今後もキレイパスコネクトのサポートチームに支えていただきながら、現場のオペレーションを着実に進めていきたいと考えています。

院長・副院長として診療と経営にフォーカスできる環境を、キレイパスコネクトがオペレーションの面からしっかり支えてくれているという安心感があります。引き続きよろしくお願いいたします。